|
|
|
Базы данных (список) Список - это таблица, созданная по принципу базы данных. Первая строка списка должна содержать названия полей. При желании Вы можете сохранить рабочую книгу содержащую список в формате .dbf (database file)
Для оптимизации работы со списком нужно присвоить диапазону ячеек имя База_данных 1. Выделите диапазон ячеек содержащих Ваш список (вместе с заголовками) 2. В поле Имя (в левой части строки формул) введите База_данных и нажмите ENTER. Выделите ячейку, которая находится над нужной ячейкой (или диапазоном ячеек) Нажмите и удерживайте клавишу SHIFT, подведите курсор мышки к самому краю (углу) ячейки (курсор должен изменить свой вид и принять форму двойной линии со стрелками) и тяните вниз до ячейки с которой должен начинаться диапазон ячеек. Примечание : подобные действия по своей сути являются вставкой новых ячеек, со сдвигом вниз или вправо : меню Вставка команда Ячейки Выделите несколько строк в одном столбце (допускается выделение всего столбца). В меню Данные выберите пункт Фильтр, затем выберите команду Автофильтр. Для того, чтобы отфильтровать список содержащий пустые строки, выделите предварительно весь список (включая все строки, в т.ч. и пустые), а затем в меню Данные выберите пункт Фильтр и команду Автофильтр. Примечание : Если Вы используете этот [FAQ], то проблем с применением автофильтра в списке, который содержит пустые строки, просто не возникнет, конечно при условии корректности имени и ссылки на диапазон. Выделите любую ячейку в списке или строку, где содержатся названия полей. В меню Данные выберите пункт Фильтр, затем выберите команду Автофильтр. В правой части ячейки (ячеек) появится автофильтр (в виде кнопки с треугольником), нажмите на кнопку и выберите нужный вариант отбора записей. 
Примечание : Символ * используется для подстановки любого количества символов, а ? для одного единственного символа. 
Для того, сразу после применения автофильтра, цвет заливки автоматически изменился во всех (или только выбранных) заголовках столбца, проделайте следующее : Вариант I. Выделите все ячейки, которые являются частью заголовка таблицы, иначе называемой шапкой. В меню Формат выберите команду Условное форматирование. В стандартном диалоговом окне, в поле со списком выберите Формула, а в текстовом поле введите эту формулу : =СЧЁТЗ($B3:$B102)<>ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(3;$B3:$B102) После чего, кликните кнопку Формат, установите нужные параметры форматирования (при этом, Вы можете изменить не только цвет заливки, но и, например, цвет шрифта) и подтвердите все изменения нажатием кнопки OK. Предполагается, что : Ячейки этих строк $3:$102 будут участвовать в фильтрации. Вариант II. В меню Вставка выберите пункт Имя, далее выберите команду Присвоить. В диалоговом окне Присвоение имени в поле Имя введите нужное имя, например ЕФИЛЬТР, а в поле Формула введите =ПОЛУЧИТЬ.ДОКУМЕНТ(85) и нажмите кнопку ОК. Затем, выделите все ячейки, которые являются частью заголовка таблицы, иначе называемой шапкой. В меню Формат выберите команду Условное форматирование. В стандартном диалоговом окне, в поле со списком выберите Формула, и в текстовом поле введите эту формулу =ЕФИЛЬТР После чего, кликните кнопку Формат, установите нужные параметры форматирования (при этом, Вы можете изменить не только цвет заливки, но и, например, цвет шрифта) и подтвердите все изменения нажатием кнопки OK. Для того, чтобы получить список уникальных, т.е. неповторящихся значений : 1) Выделите все ячейки списка, включая заголовок, иначе называемой шапкой. 2) В меню Данные выберите пункт Фильтр и команду Расширенный фильтр. 3) Если Вы пропустили первый пункт или ошибочно выделили не тот диапазон ячеек, то в поле Исходный диапазон введите адрес нужного диапазона или щелкните на кнопку расположенную справа и выделите ячейки. 4) Теперь, определитесь с тем, где должен располагаться список уникальных значений, если, например, в другом рабочем листе, то установите переключатель напротив Фильтровать список на месте, если же Вы сразу хотите скопировать полученные данные в ячейки активного рабочего листа, то установите переключатель напротив Скопировать результат в другое место и в поле Поместить результат в диапазон введите или выберите ячейку, с которой должен начинать список неповторяющихся значений (не забывая, что эта ячейка не должна пересекаться с ячейками исходного списка) 5) Затем, обязательно установите переключатель напротив Только уникальные записи и кликните кнопку OK. 6) Если Вы выбрали фильтровать на месте, то теперь можно скопировать полученный результат в ячейки другого рабочего листа, или оставить всё как есть, если список уникальных значений может представлять собой отфильтрованный список. Если Вы работаете с версиями 95-2003, то удалить повторы (дубли) можно, в несколько этапов : 1) Получить список уникальных (неповторяющихся) значений, например, с помощью предыдущего совета и, например, скопировать полученные данные в новый рабочий лист. 2) Затем, просто удалить лист с исходной таблицей (разумеется, если кроме таблицы там нет ничего нужного и ценного), либо очистить ячейки (в основном, для того, чтобы не перепутать старые и новые данные) 3) И переименовать новый лист (если был удалён старый), либо вырезать CTRL+X уникальные данные и вставить их на место исходной таблицы CTRL+V Если же Вы используете 2007(или старше), то : Выделите все ячейки списка, если таблица большая, можно просто выделить любую ячейку. На вкладке Данные выберите команду Удалить повторы. Если в появившемся стандартном диалоговом окне появились "лишние" столбцы, то снимите "флажок" у ненужных. Если таблица не содержит заголовок, иначе называемой шапкой, то снимите "флажок" напротив Мои данные содержат заголовки и кликните кнопку OK. Если Вы работаете с версией 2003, то создать список ("умную" таблицу) можно, так : 1) Выделите необходимый диапазон (выделение несмежных диапазонов не допускается), а затем выберите один из вариантов Вариант I. 2) Воспользуйтесь сочетанием клавиш CTRL+L Вариант II. 2) В меню Данные выберите пункт Список и команду Создать список 3) В появившемся стандартном диалоговом окне Создание списка установите "флажок" напротив Список с заголовками, если в выделенном диапазоне действительно наличествует заголовок(шапка) и подтвердите свой выбор нажатием кнопки Ok. Если Вы работаете с версией 2007, то создать "умную" таблицу (список) можно, так : 1) Выделите необходимый диапазон (выделение несмежных диапазонов не допускается), а затем выберите один из вариантов Вариант I. 2) Воспользуйтесь сочетанием клавиш CTRL+L или CTRL+T Вариант II. 2) На закладке Вставка кликните кнопку Таблица Вариант III. 2) На закладке Главная кликните кнопку Форматировать как таблицу и выберите наиболее приемлемый стиль таблицы. 3) В появившемся стандартном диалоговом окне Создание таблицы установите "флажок" напротив Таблица с заголовками, если в выделенном диапазоне действительно наличествует заголовок(шапка) и подтвердите свой выбор нажатием кнопки Ok. Определитесь, данные из каких именно ячеек списка Вам необходимо вывести в алфавитном порядке. Вариант I. Если Вам необходимо отсортировать весь список/таблицу, то просто выделите любую ячейку из списка, в таком случае MS Excel автоматически выделит весь список, состоящий из смежных ячеек. Вариант II. При необходимости можно выделить только необходимую часть списка/таблицы, но в таком случае Вы можете получить стандартное предупреждение о том, что выделен не весь диапазон с данными. В меню Данные выберите пункт Сортировка, и если появится стандартное диалоговое окно Обнаружены данные вне указанного диапазона, то установите переключатель напротив Сортировать в пределах указанного диапазона и нажмите на кнопку Сортировка. Затем в появившемся стандартном диалоговом окне Сортировка диапазона нажмите кнопку OK. Примечание : При необходимости можно изменить порядок/приоритет сортировки. Алгоритм, позволяющий отсортировать данные таблицы по возрастанию/убыванию, довольно подробно расписан в предыдущем совете, однако, в некоторых случаях требуется выполнить сортировку таблицу учитывая регистр , и если Вы столкнулись именно с такой ситуацией, то после появления окна Сортировка диапазона кликните кнопку Параметры и в диалоговом окне Параметры сортировки установите "флажок" напротив Учитывать регистр и кликните Ok. Предположим, что нам предстоит заполнить диапазон "A2:A16" возрастающими значениями 7, 10, 13 ... и т.д. Вариант I. 1. Выделите нужный диапазон A2:A16 и введите начальное значение списка 7 (завершив ввод нажатием клавиши ENTER) 2. Затем в меню Правка выберите пункт Заполнить, далее выберите команду Прогрессия и в появившемся стандартном диалоговом окне, в поле Шаг введите 3 и нажмите кнопку OK. Вариант II. 1. Выделите первую ячейку A2 нужного диапазона и введите начальное значение списка 7 2. Затем подведите курсор мышки к правому нижнему углу ячейки (курсор должен изменить свой вид и принять форму крестика) кликните правой кнопкой мышки и не отпуская, тяните вниз до последней ячейки A16 диапазона, после чего отпустите кнопку мышки. 3. В появившемся контекстном меню выберите команду Прогрессия и в появившемся диалоговом окне, в поле Шаг введите 3 и нажмите кнопку OK. Вариант III. 1. Выделите первые две ячейки A2:A3 нужного диапазона и введите два первых значения списка 7 и 10 2. Затем подведите курсор мышки к правому нижнему углу ячейки (курсор должен изменить свой вид и принять форму крестика) кликните левой кнопкой мышки и не отпуская, тяните вниз до последней ячейки A16 диапазона, после чего отпустите кнопку мышки. Вариант IV. 1. Выделите первые две ячейки A2:A3 нужного диапазона и введите два первых значения списка 7 и 10 2. Затем подведите курсор мышки к правому нижнему углу выделенного диапазона (курсор должен изменить свой вид и принять форму крестика) кликните правой кнопкой мышки и не отпуская, тяните вниз до последней ячейки A16 диапазона, после чего отпустите кнопку мышки. 3. В появившемся контекстном меню выберите команду Заполнить Вариант V. 1. Выделите первую ячейку A2 нужного диапазона и введите начальное значение списка 7 2. Затем выделите остальные ячейки диапазона A3:A16 введите формулу =A2+3 и нажмите сочетание клавиш CTRL + ENTER. Выделите ячейку, следующую сразу за последней заполненной ячейкой в столбце. Вариант I. Затем нажмите на правую кнопку мышки и в появившемся контекстном меню выберите пункт Выбрать из списка. Вариант II. Просто нажмите комбинацию клавиш ALT + [cтрелка вниз] Обратите внимание на следующие моменты : - уникальные записи списка - текстовые значения, т.е. в нём не будет числовых значений и дат. Создание : В меню Сервис выберите команду Параметры, далее выберите закладку Списки. В поле Импорт списка из ячеек щелкните на кнопку расположенную справа и выделите диапазон ячеек содержащие данные, которые Вы предполагаете в дальнейшем использовать в качестве списка и нажмите ENTER. Затем нажмите на кнопку Импорт и кнопку OK. Создать список автозаполнения можно и вручную : для этого в меню Сервис выберите команду Параметры и выберите закладку Списки. Затем в списке Элементы списка введите нужные элементы списка, разделяя их ввод нажатием ENTER, после чего нажмите кнопку Добавить и кнопку ОК. Применение : Выделите нужный диапазон ячеек и введите любой элемент списка (желательно первый), после чего нажмите ENTER. В меню Правка выберите пункт Заполнить, далее выберите команду Прогрессия. В диалоговом окне Прогрессия и установите переключатель напротив текста автозаполнение в разделе Тип и нажмите кнопку ОК.
|
Вопросы - Синонимы
Воспроизведение любых опубликованных здесь материалов возможно только с
письменного разрешения автора :